En nuestra experiencia en el acompañamiento a pequeñas empresas, hemos detectado un síntoma generalizado, muchos pequeños empresarios desestiman la importancia que tiene el área financiera dentro del modelo de negocio, y aunque al iniciar tienen algunos aspectos importantes que les permiten funcionar en los primeros meses e incluso en los primeros años, cuando viene el crecimiento del negocio y llegan los problemas de liquidez o de bajas utilidades, salen a la luz temas que nunca se pensaron. Es por eso que hemos querido tratar algunos aspectos importantes, a modo de lista de lo que vale la pena revisar antes de lanzarse al agua con un nuevo negocio.
- Costos fijos. Son aquellos que se tienen que cubrir así el negocio no genere operación, pueden ser ejemplo de ellos: el arrendamiento, los servicios públicos básicos, los servicios del personal administrativo o personal operativo de base que deberá ser contratado independiente del nivel de operación del negocio, etc… Es necesario determinarlos con precisión para tener un horizonte de lo que deberá cubrir, aunque la empresa no genere ventas.
- Plan de generación de ingresos o ventas. Es importante tener un panorama claro en el aspecto de ventas, esto permitirá entender en qué momento se podrán cubrir los costos fijos con la operación propia del negocio (punto de equilibrio), de esta manera saber cual deberá ser el nivel de inversión mínimo de los accionistas para dar vida al negocio, entendiendo que muchas veces el ánimo comercial y la credibilidad sobre los negocios es alta, nuestro consejo es que se tengan dos escenarios el esperado y otro más ácido en donde la generación de ingresos se presente de una forma mucho más lenta de lo esperado, generando un plan para cada escenario.
- Flujo de caja. Para lo que se debe tener en cuenta las condiciones del mercado en donde se está operando, con qué frecuencia se recaudan las ventas y más aún si son a crédito (para ventas a crédito recomendamos tener un aliado que permita analizar siempre el posible cliente, para evitar pérdidas de cartera o procesos de recaudo que generen complicaciones en la fase de inicio), se debe hacer un flujo de caja con la consciencia del momento en que ingresa el dinero y en el que tendrá que salir. Para aquellas empresas que surgen con un número de clientes reducidos en donde existe una concentración de ventas alto y con ventas a plazo, es recomendable analizar la capacidad que se tiene de dar financiación a los clientes y los acuerdos de pago. Hemos encontrado qué por el afán de vender más, se descuida el análisis de la contra parte y no se tienen acuerdos claramente definidos sobre el recaudo, esto suele suceder mucho cuando se quiere entrar a participar del mercado con clientes que tienen alta reputación en cierto segmento o que el tenerlos en el portafolio hacen sentir a los empresarios “importantes” dentro de determinado sector.
- Panorama tributario. Es importante entender cuál es el panorama tributario del negocio, no sólo los impuestos que tiene a cargo el negocio y que le generaran una menor utilidad cómo lo pueden llegar a ser el impuesto de renta y el impuesto de industria y comercio, sino aquellos sobre los que existen responsabilidades tributarias frente a los entes recaudadores, entendiendo que si bien no se genera un sobre costo en el recaudo para el negocio, si se generan obligaciones que de no cumplirlas traen sanciones y repercusiones algunas veces mayores, algunos de estos pueden ser: el impuesto a las ventas (IVA), las retenciones en la fuente, el impuesto al consumo, entre otros. Hay que asegurarse del efecto de cada impuesto y especialmente de las fechas de pago para tenerlo presente en el flujo de caja del negocio.
- Compromiso de los socios. Entendiendo que el negocio puede generar tiempo de despegue mayor al estimado y por lo tanto mayor inversión, se hace relevante tener claro con los socios cual será la posición de aporte de recursos o respaldo en posible endeudamiento si el negocio llegar a requerir inyección de capital. Aconsejamos que sean posiciones claras y que se documenten desde el principio.
- El mayor accionista. En Colombia el mayor accionista de las empresas es el Estado, quien participa en las utilidades de la empresa a través del impuesto de renta con 33% (tarifa general para empresas en el año 2019), por lo que es importante tener esta cifra clara desde el principio, analizando el conjunto con el contador temas relevantes como las características de los costos y gastos que se pueden deducir del impuesto, el hecho generador del mismo, etc…
Sabemos que existen otros temas relevantes al iniciar un negocio, en este escrito queremos llamar tu atención sobre los que mencionamos, pues es donde hemos visto mayores fallas en el medio en donde nos movemos.
